Transkrypcja zagranicznego aktu urodzenia na trzy sposoby.
Dobrze wiem, że jako szanujący swój czas obywatel, przed wizytą w urzędzie próbujesz podjąć wszystkie niezbędne kroki, aby przygotować się do tego spotkania raz, a porządnie. Nie straszne są Ci wówczas godziny spędzone na słuchawce czy przed ekranem monitora, aby uzyskać tę jedną, jasną, precyzyjną i wyczerpującą odpowiedź na pytanie: Jak prawidłowo skompletować wniosek o transkrypcję aktu urodzenia?
Niestety muszą Cię rozczarować, nie ma jednego złotego środka. Warto wiedzieć, że ile narodzonych obywateli polskich na terenie Królestwa Niderlandów, tyle wniosków o transkrypcję.
Poniżej znajdziesz jednak trzy najczęściej pojawiające się schematy, a w razie dalszych pytań zachęcam Cię do kontaktu ze mną.
WARIANT I: OBOJE RODZICE DZIECKA SĄ OBYWATELAMI POLSKIMI, ALBO POSIADJĄ KOMPLENTY, POLSKI ODPIS AKTU MAŁŻEŃSTWA.
Gdy oboje rodzice są obywatelami polskimi, albo posiadają polski odpis aktu małżeństwa, który zawiera wszystkie dane osobowe, sporządzenie polskiego aktu urodzenia dziecka, w którym znajdą się wszystkie informacje wymaga złożenia:
oryginalnego międzynarodowego (wielojęzycznego) odpis aktu urodzenia dziecka /NL: internationaal (meertalig) uittreksel geboorteakte/;
dowodu uiszczenia opłaty konsularnej /jeśli decydujesz się na przesłanie wniosku za pośrednictwem poczty, na adres Wydziału Konsularnego i Polonii Ambasady RP w Hadze/.
Rodzice, którzy są obywatelami polskimi, bądź posiadają polski odpis aktu małżeństwa, nie muszą załączać do wniosku swoich polskich aktów urodzenia, wystarczy, że w części wniosku: „Proszę o uzupełnienie aktu następującymi danymi” zaznaczą właściwe kratki:
□ Zgodnie z treścią aktu urodzenia matki
□ Zgodnie z treścią aktu urodzenia ojca
□ Zgodnie z treścią aktu małżeństwa rodziców /mowa jest tutaj o polskim akcie małżeństwa/.
WARIANT II: JEDEN Z RODZICÓW JEST OBYWATELEM POLSKI, A DRUGI OBCOKRAJOWCEM, KTÓRY MA MIĘDZYNARODOWY (WIELOJĘZYCZNY) ODPIS AKTU URODZENIA.
Na stronie Wydziału Konsularnego i Polonii Ambasady RP w Hadze, w zakładce dot. transkrypcji /rejestracji/ zagranicznego aktu urodzenia możesz przeczytać:
„w przypadku jeżeli jeden z małżonków nie posiada polskiego aktu urodzenia, a w Polsce nie zostało zarejestrowane małżeństwo rodziców dziecka rekomendujemy złożenie oryginału aktu urodzenia tego rodzica (może być wymagana apostille lub legalizacja, o ile nic innego nie wynika z odrębnych przepisów) wraz z tłumaczeniem dokonanym przez tłumacza przysięgłego lub konsula. Bez złożenia powyższego dokumentu transkrypcja może zostać dokonana, jednakże transkrybowany akt nie będzie posiadał wszystkich danych i może nie być możliwe nadanie numeru PESEL i wyrobienie dokumentu paszportowego”.
W tym momencie nasuwa się jedno zasadnicze pytanie… O co właściwie chodzi?
Transkrypcja, która polega na przeniesieniu informacji z zagranicznego aktu stanu cywilnego tj. urodzenia, małżeństwa, zgony do rejestru stanu cywilnego; ma na celu sporządzenie polskiego aktu, który jest niezbędny chociażby do nadania numeru PESEL tj. Numeru Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności oraz złożenia wniosku o paszport dla dziecka.
Powyższe oznacza, że dane zamieszczone w polskim akcie urodzenia, znajdą się również w bazie PESEL. Dlatego tak ważne jest, aby oprócz dokładnych danych dziecka, w polskim akcie urodzenia znalazły się szczegółowe dane rodziców.
Jeśli zatem Twój partner/partnerka, mąż/żona nie jest obywatelem Polski, jeśli wasz zagraniczny akt małżeństwa nie został zarejestrowany /transkrybowany/ w Urzędzie Stanu Cywilnego w Polsce, bądź jeśli polski akt małżeństwa nie zawiera wszystkich danych osobowych małżonków (art. 88 ust. 1 ustawy z dnia 28 listopada 2014 roku Prawo o aktach stanu cywilnego) podczas wizyty w urzędzie należy złożyć:
oryginalny, międzynarodowy (wielojęzyczny) odpis aktu urodzenia dziecka /NL: internationaal (meertalig) uittreksel geboorteakte/;
oryginalny, międzynarodowy (wielojęzyczny) odpis aktu urodzenia rodzica, który nie jest obywatelem polskim /NL: internationaal (meertalig) uittreksel geboorteakte/;
dowód uiszczenia opłaty konsularnej /jeśli decydujesz się na przesłanie wniosku za pośrednictwem poczty na adres Wydziału Konsularnego i Polonii Ambasady RP w Hadze/.
Wypełniając wniosek, w części: „Proszę o uzupełnienie aktu następującymi danymi” nie zapomnij zaznaczyć właściwych kratek:
□ Zgodnie z treścią aktu urodzenia matki
□ Zgodnie z treścią aktu urodzenia ojca
□ Zgodnie z treścią aktu małżeństwa rodziców
Jeśli zagraniczny akt małżeństwa rodziców został zarejestrowany w rejestrze stanu cywilnego w Polsce i posiada wszystkie dane osobowe, wniosek może zawierać dokumenty wymienione w WARIANCIE I.
WARIANT III: JEDEN Z RODZICÓW JEST OBYWATELEM POLSKI, A DRUGI OBCOKRAJOWCEM, KTÓRY NIE POSIADA MIĘDZYNARODOWEGO (WIELOJĘZYCZNEGO) ODPISU AKTU URODZENIA.
Chociaż ten przypadek wydaje się być najbardziej skomplikowany, nie jest on wcale bardzo złożony. Tak jak w WARIANCIE II warto odnieść się do informacji zamieszczonej na stronie Wydziału Konsularnego i Polonii Ambasady RP w Hadze:
„w przypadku jeżeli jeden z małżonków nie posiada polskiego aktu urodzenia, a w Polsce nie zostało zarejestrowane małżeństwo rodziców dziecka rekomendujemy złożenie oryginału aktu urodzenia tego rodzica (może być wymagana apostille lub legalizacja, o ile nic innego nie wynika z odrębnych przepisów) wraz z tłumaczeniem dokonanym przez tłumacza przysięgłego lub konsula. Bez złożenia powyższego dokumentu transkrypcja może zostać dokonana, jednakże transkrybowany akt nie będzie posiadał wszystkich danych i może nie być możliwe nadanie numeru PESEL i wyrobienie dokumentu paszportowego”.
W tej sytuacji zaleca się aby do wniosku o transkrypcję zagranicznego aktu urodzenia dziecka załączyć oryginalny aktu urodzenia rodzica, który nie jest obywatelem Polski wraz z tłumaczeniem dokonanym przez tłumacza przysięgłego lub konsula.
Należy przy tym pamiętać, że akt urodzenia, który został wydany w innym państwie niż:
Austria, Belgia, Bośnia i Hercegowina, Chorwacja, Francja, Hiszpania, Luksemburg, Macedonia Północna, Królestwo Niderlandów, Niemcy, Portugalia, Serbia i Czarnogóra, Słowenia, Szwajcaria, Turcja i Włochy wymaga uzyskania klauzuli APOSTILLE.
Z kolei akt urodzenia, który został wydany w Państwie, które nie jest stroną Konwencji znoszącej wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych, sporządzona w Hadze dnia 5 października 1961 roku wymaga uzyskania LEGALIZACJI.
Jakkolwiek uzyskanie wyżej wymienionych klauzuli i pieczęci nie jest bardzo skomplikowane, to jest ono jednak czasochłonne. Tym samym aby przyspieszyć całą procedurę transkrypcji aktu urodzenia, zamiast oryginalnego aktu urodzenia rodzica, który nie jest obywatelem Polski zalecam przedłożyć następujące dokumenty:
sporządzoną przez urzędnika i poświadczoną za zgodność z oryginałem kopię niderlandzkiego aktu urodzenia /NL: afschrift geboorteakte/;
tłumaczenie poświadczonej za zgodność z oryginałem kopii niderlandzkiego aktu urodzenia sporządzone przez tłumacza przysięgłego lub konsula /pamiętaj, tłumaczenie musi zostać sporządzone z posiadanego przez Ciebie oryginału dokumentu - a nie ze skanu bądź kopii - na co warto zwrócić uwagę tłumaczowi/;
dowód uiszczenia opłaty konsularnej /jeśli decydujesz się na przesłanie wniosku za pośrednictwem poczty na adres Wydziału Konsularnego i Polonii Ambasady RP w Hadze/.
Pamiętaj proszę, że czynności wykonywane przez konsula, w tym przyjęcie i rozpatrzenie wniosku, wymagają uiszczenia opłaty konsularnej.
BRAK OPŁATY KONSULARNEJ = BRAK ROZPATRZENIA TWOJEGO WNIOSKU
Opłaty konsularne można wnosić w Wydziale Konsularnym i Polonii Ambasady RP w Hadze w walucie euro gotówką lub kartą debetową albo na rachunek bankowy.
W tytule przelewu należy wskazać, kogo i jakiej czynności dotyczy opłata np.: Transkrypcja zagranicznego aktu urodzenia: Jan Kowalski.
